Hoja de encargo profesional: qué debe incluir (y por qué)

Un cliente antiguo te reclama porque "esperaba que también le lleváramos el recurso" y da por hecho que estaba incluido en lo que pagó. Tú sabes que no, pero no hay nada por escrito que lo delimite. La discusión no es jurídica: es sobre el alcance y el dinero, y sin un documento que lo fije, se convierte en tu palabra contra la suya. Es exactamente el conflicto que una hoja de encargo bien hecha evita.

La hoja de encargo es el contrato entre el abogado y su cliente. Suena a formalidad, pero es la mejor herramienta para prevenir malentendidos sobre honorarios, alcance y expectativas. La normativa profesional —el Estatuto General de la Abogacía Española y la propia lógica de la transparencia con el consumidor— empuja además hacia formalizarla por escrito. Un despacho que la usa bien se ahorra la mayoría de los conflictos con clientes.

Por qué es importante

• Delimita el alcance del encargo: qué actuaciones asumes y cuáles no (por ejemplo, si incluye o no eventuales recursos o la ejecución).
• Aclara los honorarios y la forma de cálculo, evitando el "no sabía que costaba esto".
• Protege a ambas partes y aporta seguridad jurídica a la relación.
• Refuerza la transparencia exigible, especialmente cuando el cliente es consumidor.
• Sirve de referencia si surge una discrepancia sobre lo pactado o una hipotética reclamación.

Qué no debe faltar

1. Identificación completa de las partes.
2. Objeto y alcance del encargo: actuaciones incluidas y expresamente excluidas, e instancias que cubre.
3. Honorarios: importe o criterio de cálculo, provisiones de fondos, gastos y suplidos, y régimen de IVA. Conviene reflejar qué ocurre si el encargo se interrumpe.
4. Duración y causas de finalización o desistimiento.
5. Cláusula de protección de datos (RGPD): cómo tratas los datos del cliente, base jurídica y conservación.
6. Comunicaciones y canal preferente, útil si trabajas con un portal del cliente.
7. Costas y su régimen: qué pasa con una eventual condena en costas a favor o en contra.
8. Resolución de conflictos y, cuando el cliente sea consumidor, la información que exige la normativa de consumo.

Un apunte importante sobre honorarios: desde la Ley de Colegios Profesionales ya no existen baremos vinculantes, y pactar honorarios por cuota litis en función del resultado es lícito. Precisamente por esa libertad, dejar el criterio de cálculo claro y por escrito es más necesario que nunca.

El riesgo de no tenerla (o tenerla mal)

La mayoría de las disputas con clientes no versan sobre el Derecho, sino sobre el dinero y las expectativas. Una hoja de encargo clara previene justo eso. No tenerla te deja expuesto ante una reclamación o una queja colegial; tenerla genérica, copiada y desactualizada, casi igual de expuesto, porque no se ajusta al encargo concreto ni a la normativa vigente.

Errores comunes

• No firmarla o hacerlo cuando el asunto ya está avanzado.
• Redactar un alcance ambiguo que no aclara qué queda dentro y qué fuera.
• Omitir el régimen de gastos, suplidos y provisiones.
• Olvidar o dejar meramente formal la cláusula RGPD.
• Usar una plantilla desactualizada que no recoge los cambios normativos.

Cuándo firmarla y cómo mantenerla viva

El mejor momento para la hoja de encargo es al inicio, antes de empezar a trabajar, cuando la conversación sobre alcance y honorarios es natural y no defensiva. Pero un encargo puede cambiar: aparece un recurso no previsto, el asunto se alarga, surge una segunda instancia. Ahí conviene un anexo o adenda que documente la ampliación, en lugar de dejar que la relación se desdibuje. Una hoja de encargo no es un papel que se firma y se olvida en un cajón: es el documento de referencia al que vuelves cuando hay una duda sobre qué se pactó.

Cómo lo agiliza pleitox

Lo eficiente no es redactar cada hoja de encargo de cero, sino tener una plantilla sólida y bien pensada y rellenarla con los datos de cada cliente y encargo, sin erratas ni omisiones.

En pleitox la hoja de encargo es una de las plantillas disponibles: se genera con los datos del cliente y del expediente ya inyectados, lista para revisar, ajustar el alcance y los honorarios del caso concreto, y firmar. Como el cliente y el asunto viven en el mismo expediente, no vuelves a copiar y pegar datos de un correo antiguo ni arrastras los de otro cliente por descuido.

Y una vez firmada, encaja con el resto del flujo del despacho: el canal de comunicaciones que pactas puede ser el portal del cliente, donde este ve solo lo que decides compartir y resuelve por su cuenta las dudas de seguimiento. La hoja de encargo deja de ser un papel suelto y pasa a ser el punto de partida ordenado de la relación. Tú decides el contenido; la plataforma te evita el trabajo mecánico y las omisiones.

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